حسابداری مجازی، به انگلیسی Virtual Accounting، که به آن حسابداری از راه دور، حسابداری انعطاف پذیر یا حسابداری ابری نیز گفته می‌شود، به افراد این امکان را می دهد تا به جای رفت و آمد به کسب و کار یا دفتر فیزیکی، کلیه امور را بصورت مجازی و از هر مکانی انجام دهند. در حسابداری مجازی، اجازه دسترسی از راه دور به اسناد مالی و برنامه های نرم افزاری را می توان به افراد ارائه نمود.
سازمان ها می توانند با حسابداری مجازی بهره وری و سودآوری خود را در بلندمدت افزایش دهد و در استفاده از زمان، فناوری و نیروی نیروی انسانی کمک بسزایی نماید. ما در این مقاله قصد داریم تا اطلاعات کاملی را در خصوص حسابداری مجازی و مزایا و معایب آن برای کسب و کارها، ارائه دهیم.
مزایای حسابداری مجازی برای کسب و کارها
خدمات حسابداری مجازی که به عنوان حسابداری از راه دور و حسابداری ابری نیز شناخته می‌شوند، مزایای بی شماری را برای انواع کسب و کارها فراهم می‌کنند. معمولاً کارآفرینان در مورد محصولات و یا خدماتی که ارائه می دهند، متخصص هستند اما با این حال، برخی ممکن است با راه‌اندازی یک دفتر کل، یک سیستم حسابداری تک ورودی یا یک سیستم یکپارچه، هیچ آشنایی نداشته باشند که در این صورت دسترسی داشتن به خدمات حسابداری مجازی می تواند نقش اساسی را در این خصوص ایفا کند.
صاحبان کسب و کار که به راه حلی کاربرپسند برای نظارت بر فعالیت های مالی نیاز دارند تا علاوه بر بهبود کنترل، هزینه ها را نیز کاهش دهند، اغلب بیشترین بهره را از خدمات حسابداری مجازی می برند. عمدتاً از مزایای حسابداری مجازی برای کسب و کارها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- •مقیاس بندی انعطاف پذیر
- ثبت سوابق دیجیتال برای تصمیم گیری بهتر
- بهبود مدیریت جریان نقدی
- کاهش هزینه های حقوق و دستمزد و غیره
در ادامه هر یک از این موارد را به طور جداگانه توضیح می دهیم.
مقیاس بندی انعطاف پذیر
تغییرات در حجم فروش، عرضه و تقاضا بازار و سایر عوامل اغلب به این معنی است که یک کسب و کار باید به سرعت خود را با محیط سازگار کند و تعداد افراد بخش حسابداری را افزایش یا کاهش دهد. حسابداری مجازی می تواند برای شرکت‌هایی که به صورت فصلی گردش کار را تغییر می‌دهند، مناسب واقع شود زیرا از این طریق یک تیم حسابداری همیشه در دسترس بوده و می تواند مسائل مالی را حل کند. علاوه بر این، حسابداری ابری و ثبت سوابق دیجیتال باعث افزایش دقت در فرآیندهای مالی، پردازش امور و مدیریت بهتر جریان نقدی نیز می‌شود.
ثبت سوابق دیجیتال برای تصمیم گیری بهتر
با خدمات ثبت سوابق دیجیتال و حسابداری مجازی داده‌های بلا‌درنگ (real-time) در اختیار سازمان ها قرار می گیرد که نقش موثری در سیاست‌های خرید و قیمت‌گذاری ایفا می کنند. ثبت سوابق دیجیتال به معنای واقعی می تواند ضعف های شرکت ها را در دوره های اوج فروش از بین ببرد. خدمات حسابداری مجازی، فناوری state-of-the-art را ارائه می کنند که به طور مداوم سوابق را برای ورودی های تکراری و یا سایر خطاها رصد می کند و امکان دسترسی 24 ساعته و 7 روز هفته به فایل ها از هر دستگاهی را ارائه می دهد، که در این صورت از هر گونه هزینه مرتبط با به روزرسانی های سخت افزاری و نرم افزاری موجود می توان جلوگیری نمود.
بهبود مدیریت جریان نقدی
خدمات حسابداری آنلاین بهترین ابزارها را برای سازماندهی تراکنش های مالی به کار می گیرند. بسیاری از موسساتی که ارائه دهنده خدمات حسابداری مجازی هستند ممکن است در یک صنعت (برای مثال لوازم آرایشی بهداشتی، خرده فروشی یا املاک و مستغلات) تخصص داشته باشند یا متخصصانی را استخدام کنند که به خوبی با چندین صنعت آشنا هستند. پیدا کردن یک شریک قابل اعتماد و مطمئن برای برون سپاری امور حسابداری برای موفقیت بسیار مهم است. با فناوری پیشرفته و نیروی کار با تجربه که به خوبی با حوزه کاری شما آشنا هستند، مدیریت جریان نقدی با صورت‌حساب‌ها و کلیه داده‌های مالی دقیق بهبود می‌یابد تا در سریع ترین زمان ممکن نیازهای مشتری تامین شود. بهبود مدیریت جریان نقدی همچنین هزینه های سربار و هزینه های حقوق و دستمزد را نیز کاهش می دهد.
کاهش هزینه حقوق و دستمزد و غیره
کارآفرینان و صاحبان کسب و کارها با خدمات حسابداری مجازی می توانند بدون نیاز به پرداخت هزینه بابت جذب، استخدام، آموزش و حفظ افراد، تیم حرفه ای برای بخش حسابداری در اختیار داشته باشند. موسساتی که ارائه دهنده چنین خدماتی هستند به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند تا حجم کارها را مدیریت کنند.
معایب احتمالی و نحوه اجتناب از آنها
بطور کلی، اگر چه برون سپاری فعالیت های حسابداری مزایایی به همراه خواهد داشت، اما ممکن است معایبی نیز داشته باشد. برای مثال، اگر برای کسب و کارتان نیازسنجی دقیقی نداشته باشید یا تحقیق مناسبی انجام ندهید، ممکن است با موسسه‌ا‌ی قرارداد ببندید که متخصصان آموزش دیده در صنعت یا بازار تخصصی شما را نداشته باشد که در این صورت قادر نخواهد بود نیازمندی های شما را به خوبی تامین نماید. از این رو، استخدام یک تیم با دانش محدود در مورد محصول یا خدمات خاص شما به طور بالقوه می تواند برای مسائل، راهکارهای بیشتری را ارائه کند.
گاهی اوقات، هماهنگ کردن برخی از جنبه های کسب و کار از راه دور دشوار است. قراردادهای صورتحساب مشتری و فاکتورینگ بسیار تخصصی نیز ممکن است به دانش یا آموزش عملی گسترده نیاز داشته باشد تا مشارکت افراد به طور مؤثر انجام شود. از این رو باید دانست که یافتن بهترین تناسب مستلزم در نظر گرفتن دقیق گردش کار منحصر به فرد کسب و کار شما است.